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    【疫情防控?商院觀點】數字化戰“疫”,何去何從?
    發布人:杜永春  發布時間:2020-03-23   瀏覽次數:10

    數字化戰“疫”,何去何從?


    宋錕泰


    隨著社會、經濟和科技的發展,我們正處于“VUCA(烏卡)時代的動蕩環境下,2020年初的一場疫情再一次突出了烏卡時代不穩定性、不確定性、復雜性和模糊性的內涵。疫情可能中斷組織的運作,但組織的運作不會一直停滯。許多組織開始嘗試以科技的方法安全地開展工作,于是數字化辦公被推上了新的高度。

    一、數字化辦公的優勢毋庸置疑

    信息與溝通技術的發展,使許多曾經難以想象的工作方式成為了可能。疫情期間,大量的科技公司加速了數字化辦公產品的推廣(如,騰訊會議、華為云、飛書、億方云等),以幫助組織實現安全運轉,停工不停產、停課不停學等口號變成了現實。數字化辦公具有諸多理論上的優點。從員工的角度來看,數字化辦公可以在最大程度上滿足自身對身體健康和安全的需求。其次,數字化辦公能夠增加自己在工作中的靈活性,滿足自身的自主性需求[1]。員工可以選擇自己喜歡的方式進行工作。比如,高校教師可以選擇自己喜歡的直播教學平臺(如,雨課堂、學習通甚至是抖音)進行在線教學。企業員工還可以自由地安排工作時間。比如,將傳統的朝九晚五調整為早上8點至下午4點。再次,數字化辦公可以減少額外的時間消耗和經濟消耗。比如,減少上下班通勤過程中的時間和開銷。最后,數字化辦公能夠提高效率。比如,財務人員原本需要去銀行辦理業務,而數字化辦公技術則可以讓員工通過電腦完成業務的辦理。

    從組織的角度來看,數字化辦公能夠降低組織的運營成本。比如,辦公場所的水電費、辦公用品費、交通車費、食堂餐費等成本均可以分散給員工承擔。其次,數字化辦公有助于組織降低人員流動,留住核心成員。比如,一些身居要職的員工需要同時承擔工作-家庭職責,數字化辦公所賦予的靈活性能夠在很大程度上減少工作-家庭邊界轉化時的損耗[2],減輕他們的負擔。最后,數字化辦公可以提升組織管理效率。比如,組織校招原本需要去多個目標院校開辦宣講會,收取紙質簡歷,在進行整理與篩選,組織初試、面試,完成檔案關系轉接等多個步驟后,才能順利讓畢業生入職,而數字化辦公技術則可以實現開展大型宣講會,利用信息管理系統批量處理簡歷,在線組織大型測試等功能,進行快速、大批量業務處理。盡管數字化辦公看似十分美好,但其真的無往不利嗎?

    二、數字化辦公創造了工作場所的效率,也引發了新的管理問題

    數字化辦公的一個特點就是人與信息技術的高度交互[3]。盡管擁抱數字化、擁抱人工智能等口號高漲,但回到組織實踐中,數字化技術、人工智能技術等科技并非人見人愛。數字化辦公軟件根植于信息與計算機技術,易用性問題成為阻礙員工擁抱數字化的首要問題。數字化辦公軟件的功能繁多,但是許多功能對于員工而言是陌生的,員工在使用一些功能時十分困難。這不僅會讓員工消耗大量的時間和精力進行探索,而且還會產生挫敗感,使員工放棄使用該技術[4]。第二,數字化辦公軟件需要依賴網絡功能,容易引起信息安全問題。比如,員工需要在數字化辦公軟件中填寫大量的私人信息;財務人員通過個人電腦使用銀行APP處理現金業務時存在數據泄露的風險等。第三,數字化辦公是滋生工作時間處理非工作事物的溫床。許多員工即使在工作場所都會在工作時間處理與工作無關的事,例如,聊天、購物、看視頻等。失去工作場所中的監督條件后,組織更難管理員工在工作時間究竟在做什么?的問題。數字化辦公不僅沒有提升效率,反而引起了資源的浪費。第四,多個數字化辦公軟件同時進行,不利于辦公效率的提升。由于單一的數字化辦公軟件并不能滿足全部辦公需求,許多員工需要同時操作多個軟件并在軟件之間進行轉換,這就導致了注意力分散問題。此外,當回到一項被中斷的任務中時,還需要消耗額外的時間和精力[5],這不僅無法實現數字化辦公帶來的效率,反而會事倍功半。第五,強制性推廣破壞了數字化辦公軟件的靈活性。一些組織在推動數字化辦公時,提出了強制性要求,如強制定時打卡、強制在線時長、強制規定在家辦公的穿著與與場地等。由于員工在家中辦公,難免存在一些家庭瑣事,這些強制性的要求極大的加劇了員工工作-家庭的沖突,破壞了員工的工作熱情和主動性。第六,數字化辦公引發了新的管理難題。如前所述,員工到底在干嘛?是數字化辦公時組織必須解決的問題,強制性的要求破壞了員工的靈活性需求,這是數字化辦公引起的第一個問題;數字化辦公進一步模糊了工作與家庭的邊界,如無論何時收到數字化辦公軟件推送的消息就得立馬上線處理,由此產生更高水平的壓力經歷[6],這是數字化辦公引起的第二個問題。諸如此類的問題還有許多,不能很好地應對這些問題同樣會破壞數字化辦公的優勢。

    三、組織數字化辦公的應對策略

    發揮數字化辦公的優勢,避免數字化辦公的問題,是組織推廣數字化辦公的核心策略。具體來說可以從以下幾方面嘗試解決數字化辦公的問題。第一,循序漸進、逐步推廣。數字化是未來組織發展和運行的趨勢,羅馬并非一日建成,數字化辦公的轉變也并未一朝一夕就可實現。組織應當以長遠的眼光來看待數字化轉型,切勿急于求成,有計劃、分批次、逐步完成數字化轉型才能最大程度將數字化辦公的優勢發揚光大。第二,評估員工的信息技術能力,發揮有能力者的模范帶頭作用。員工在信息與計算機技術等方面存在差異,在一定程度上會影響他們對待數字化辦公的態度。有研究指出,當員工具有足夠的計算機技能時,更愿意采取數字化辦公的方式,并產生更高的工作效率iii。在疫情期間,組織可以考慮讓熟悉數字化辦公軟件的員工率先開展數字化工作,比如讓已經有網絡教學經驗和素材的高校教師直接上線教學,并將他們的經驗進行總結,在其他教師之間推廣。第三,有計劃的進行數字化轉型培訓。對于不能直接展開數字化辦公的員工,組織應當有目的、有計劃的設置針對性培訓,提高他們使用數字化辦公軟件開展工作的能力。比如,篩選出有條件進行數字化辦公的員工,通過減免工作量的方式,讓他們參與數字化軟件培訓,提高他們對軟件的熟悉程度,增強他們對軟件的應用能力;定期進行測試,在確保員工達到軟件使用要求后,再要求他們開展數字化辦公。第四,完善數字化管理流程。數字化辦公引發的管理問題需要組織進行及時應對。在數字化辦公時,存在大量工作場所管理中未曾出現的問題。這需要將工作過程思維轉換為結果思維,從而發揮數字化辦公的靈活性特征,而不是通過各種強制性規定限制員工在數字化辦公時的行為。組織可以嘗試建立數字化工作日志,每天上午由部門/團隊負責人提出今天的工作目標,并由成員進行認領;每天下班之前由各員工匯報目標完成進度;再由負責人進行總結與重新分配,于第二天提出新的日工作目標。第五,建立專門的數字化管理部門,向員工提供數字化技術支持。如何使用數字化辦公軟件、如何確保信息安全等問題也需要組織進行應對。為此組織可以設立專門的數字化管理部門,幫助員工解決如何使用的問題;為員工提供數據加密等信息安全技術,減少員工對信息安全的擔憂;收集組織信息系統中的碎片化信息,防止有效信息被遺漏等。第六,營造良好的數字化氛圍。組織氛圍是重要的調節機制,對于組織目標的實現十分有效。組織和領導者應當營造一種支持數字化的氛圍,以降低員工對數字化辦公的抵觸情緒,緩解數字化辦法引發的壓力問題[7]。比如,組織在鼓勵員工使用數字化辦公軟件時,可以設定一些補償機制,減少員工在數字化辦公軟件之外的工作量,以此降低員工將數字化辦公視為額外工作要求的程度。

    除了進行數字化辦公的組織之外,數字化辦公軟件的開發企業也應當注意以下幾點:第一,增加數字化辦公軟件的易用性。在開發與設計軟件時,力爭做到簡單、易上手,摒棄復雜的專業術語和不切實際的功能,讓用戶可以用最少的時間最直觀地了解通過點擊哪些按鈕就可以實現所需功能。第二,增強數字化辦公軟件的安全性。在開發軟件時就應當考慮用戶隱私信息的保護、用戶關鍵數據的保護等功能,將防火墻技術、加密協議、網絡入侵檢測技術等信息安全技術集成到數字化辦公軟件中,減少用戶的擔憂。第三,開發功能強大的集成性軟件。當員工分散在多個數字化辦公軟件中時,單個用戶容易產生難以歸集的碎片化信息。如果軟件公司能夠開發出針對某個企業全部業務的數字化辦公系統,那么便可以最大程度上降低碎片化信息的管理難度,提高組織內信息管理的有效性。

    四、數字化轉型,勢在必行

    在著名的咨詢公司德勤所發布的《2019技術趨勢報告》[8]中指出數字化是不可逆的趨勢。既然數字化無法避免,那么無論是組織還是員工都應當設法去迎合數字化。此次疫情期間,停工不停產、停課不停學等場景再一次將組織數字化推上了風口浪尖。大量的組織都順勢提出了數字化辦公的工作要求,但輿論卻褒貶不一。數字化辦公不應該是一孤行的應急方案,而應當成為企業變革和未來發展的基點。擁抱數字化才能占據更有力的競爭地位。



    參考文獻

    [1]Morgeson F P , Delaney-Klinger K , Hemingway M A . The Importance of Job Autonomy, Cognitive Ability, and Job-Related Skill for Predicting Role Breadth and Job Performance.[J]. Journal of Applied Psychology, 2005, 90(2):399-406.

    [2]Ahuja, Manju K, Chudoba, Katherine M, Kacmar, Charles J,等. IT ROAD WARRIORS: BALANCING WORK--FAMILY CONFLICT, JOB AUTONOMY, AND WORK OVERLOAD TO MITIGATE TURNOVER INTENTIONS[J]. Mis Quarterly, 2007, 31(1):1-17.

    [3]Tarafdar M, Pullins E B, Ragu-Nathan, T. S. Technostress: negative effect on performance and possible mitigations[J]. Information Systems Journal, 2015, 25(2):103-132.

    [4]Legris P , Ingham J , Collerette P . Why do people use information technology? A critical review of the technology acceptance model[J]. Information and Management, 2003, 40(3):191-204.

    [5]Brooks S . Does personal social media usage affect efficiency and well-being?[J]. Computers in Human Behavior, 2015, 46(5):26-37.

    [6]Maier C, Laumer S, Wirth J, et al. Technostress and the hierarchical levels of personality: a two-wave study with multiple data samples[J]. European Journal of Information Systems, 2019: 1-27.

    [7]Turel O, Gaudioso F. Techno-stressors, distress and strain: the roles of leadership and competitive climates[J]. Cognition, Technology & Work, 2018, 20(2): 309-324.

    [8]Deloitte.2019 tech-trends[EB/OL].[2020-02-16].https://c2a95a0af0373b075a76a5d2ea13d7b8one.wvpn.ahu.edu.cn:4443/cn/zh/pages/technology/articles/tech-trends-2019.html.

     

     

    (宋錕泰:商學院人力資源管理系  講師、博士,Email:songkt91@126.com

     


     
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